Virtuelle Assistenz – wie du Aufgaben richtig abgibst, damit sie zufriedenstellend erledigt werden

Virtuelle Assistenz – wie du Aufgaben richtig abgibst, damit sie zufriedenstellend erledigt werden.

Dein Business wächst und mit ihm deine To-do-Liste. Du hast dir ein paar Tools angeschafft und deinen Arbeitstag besser strukturiert, doch langsam kommst du an deine Kapazitätsgrenze. Irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem du zeitlich nicht mehr alles alleine stemmen kannst und dein eigenes Wachstum verhinderst, weil dein Kernbereich auf der Strecke bleibt. Es wird Zeit, einige Aufgaben an eine Virtuelle Assistenz auszulagern, damit du dich wieder auf dein Business konzentrieren kannst. Doch wie startest du damit am besten und worauf solltest du unbedingt achten?

In diesem Artikel zeige ich dir, worauf du achten musst, wenn du Aufgaben abgeben willst, wie das Briefing aussehen sollte, wo und wie du den/die richtige VA findest und was typische Fehlerquellen sind.

Chancen und Risiken von der Zusammenarbeit mit einer Virtueller Assistenz

Am Anfang deiner Selbstständigkeit hast du Dinge wie Buchhaltung, Websitetexte oder das bisschen Kundensupport ohne Probleme nebenbei gewuppt. Schließlich hattest du erst ein paar wenige Kunden und konntest dir die Zeit ideal einteilen.

Doch mit wachsendem Kundenstamm, neuen Produkten und größerer Sichtbarkeit kamen andere Aufgaben hinzu: weitere Social Media-Kanäle, Newsletter schreiben, Podcast schneiden, Landingpage bauen und Onlinekurse erstellen. Du hast kaum noch Zeit für dein eigentliches Herzensthema mit deinen Kunden und hängst viel zu sehr im Drumherum fest. Eigentlich willst du mehr am und weniger im Business arbeiten – aber wann denn, bitteschön?

Wenn du nun zu lange wartest, um dir Unterstützung zu suchen, läufst du Gefahr, dass dein Businesswachstum stagniert oder im schlimmsten Falle sogar ins Minus läuft. Denn durch all die administrativen Aufgaben klaust du dir entscheidende Kapazitäten für deine Kundenarbeit.

Mit der Hilfe einer Virtuellen Assistenz hast du nicht nur die Chance, dich wieder auf deine Kernthemen konzentrieren zu können, sondern auch qualitativ auf die nächste Ebene zu kommen. Schließlich holst du dir für bestimmte Bereiche die passenden Experten ins Boot, die auf ihrem Gebiet erfahrener sind als du.

Denn – mal Hand aufs Herz – niemand kann alles! Eine VA entlastet dich also im Tagesgeschäft und erlaubt dir, Strukturen zu schaffen, die dein Unternehmen weiter wachsen lassen.

Der erfolgsentscheidende Faktor für die erfolgreiche Zusammenarbeit

Aufgaben abzugeben bedeutet aber auch, Kontrolle abzugeben. Für manche Unternehmer liegt genau hier die Hürde. Oft habe ich schon gehört : “Naja, ich habs ja mal mit einer VA versucht, aber bis ich alles erklärt habe, konnte ich es auch schnell selbst erledigen.” oder “Letztendlich waren die Ergebnisse nie so, wie ich es erwartet hatte.” Hier steckt der Teufel im Detail.

Das ist wie beim Friseur: Du möchtest nur die Spitzen geschnitten haben, doch später fehlen dir 2cm! War das nun die Schuld deines Friseurs? Was, wenn “Spitzen schneiden” für ihn etwas anderes bedeutet als für dich? Hat er stattdessen den Auftrag, maximal 1 cm abzuschneiden, ist die Erwartungshaltung ganz klar und nicht mehr subjektiv. Genauso ist es auch in der Zusammenarbeit mit einer VA. Nur, wer ganz klar weiß, was zu tun ist, kann deine Erwartungen auch erfüllen.

Damit die Zusammenarbeit gelingt, bedarf es also etwas Vorbereitung.
Erarbeite vorab also ein Briefing, in dem du erklärst:

• was genau die Aufgabe ist und wie das Ergebnis aussieht,
• wie es zu tun ist (idealerweise mit Schritt-für-Schritt Anleitungen oder Videos, z.B. per Loom),
• was logistisch dazu nötig ist (Zugänge etc.),
• wie das Reporting aussehen sollte bzw. an welchen Faktoren der Erfolg festgemacht wird. 

Du wirst merken: Mit einer guten Vorbereitung, aber auch etwas Vertrauen, wirst du deine Teammitglieder bald nicht mehr hergeben wollen!

Welche Aufgaben kann man an eine Virtuelle Assistenz abgeben?

Gerade anfangs ist es schwer zu entscheiden, welche Aufgaben sich zum Auslagern eignen. Schließlich hast du vielleicht noch keine Erfahrungswerte oder feste Strukturen aufgebaut.

Falls du dir nicht sicher bist, welche Aufgaben du abgeben kannst, habe ich hier zwei Inspirationen für dich:

1. Hast du konkrete Dinge, die du schon eine Weile vor dir her schiebst? Artikel, die geschrieben werden wollen, Stau in der Buchhaltung, Social Media Posts oder Ähnliches? Dann fange doch damit an und etabliere nach und nach feste Prozesse. 
2. Schreibe dir im Laufe einer Woche oder eines Monats alle Dinge auf, die du tust und filtere so, was du abgeben willst und kannst. 

Im nächsten Schritt leitest du daraus die Anforderungen an die/den Virtuellen Assistenten ab. Du notierst, ob bestimmte Qualifikationen oder Kenntnisse benötigt werden, zum Beispiel für ein bestimmtes Tool.

Diese Anforderungen ergänzt du mit dem zeitlichen Rahmen bzw. einer Deadline sowie der Vorgabe, wie viele Stunden pro Woche oder Monat die Person dafür verwenden sollte. Hast du alle Anforderungen und Rahmenbedingungen zusammen, kannst du dich damit auf die Suche nach deiner Unterstützung machen!

Wo du Virtuelle Assistenten und Freelancer findest

Mit dem fertigen Briefing in der Hand stellt sich nun die Frage, wo du geeignete VAs findest. Zum einen gibt es auf Social Media (z.B. Facebook und LinkedIn) zahlreiche Gruppen, in denen du Virtuelle Assistenten und Freelancer findest. Dort kannst du deine Gesuche ganz einfach posten und unter den Bewerbern eine Auswahl treffen. Zum anderen gibt es Agenturen und Plattformen, auf denen du fündig wirst.

Einige Beispiele sind: 

• Fiverr.com (englisch)
• Upwork.com (englisch)
• Machdudas.de
• Fernarbeit.net
• strandschicht.de
• VA Matching von Kristin Holm
  

Ich empfehle, mit deinen Favoriten ein Kennenlerngespräch per Videocall zu vereinbaren und dort zu prüfen, ob ihr auch menschlich zueinander passt. Besonders, wenn es eine langfristige Zusammenarbeit sein soll.

Ideal ist es für den Anfang, einen regelmäßigen Feedbackcall oder auch Teamcalls zu vereinbaren. So kannst du neue Aufgaben besprechen, Fragen beantworten und natürlich dein Team besser kennenlernen. Eine Vertrauensbasis ist besonders bei remote arbeitenden Teams unverzichtbar.

Erfahrungsgemäß kommt es bei der Auswahl deiner Virtuellen Assistenz besonders auf diese Faktoren an:

• Erfahrung und Kenntnisse: Sind für die Aufgaben besondere Kenntnisse nötig? Sollte der Freelancer bereits über diese verfügen oder kannst du ihn ggf. einarbeiten und ihm alles Nötige beibringen? Dies wird sich auch im Preis niederschlagen. 
• Ich nenne es liebevoll den ”Nasenfaktor”: Kommt ihr menschlich gut miteinander aus? Könnt ihr euch die Zusammenarbeit vorstellen? Wenn von Anfang an ein komisches Gefühl dabei ist, rate ich von der Zusammenarbeit ab. Oftmals bestätigt sich das Gefühl irgendwann und beide Parteien sind am Ende unzufrieden.

   

• Preis: Dieser Punkt wird immer wieder ein Thema sein. Viele Auftraggeber erwarten sehr niedrige Stundensätze von unter 30 Euro. Für einen Selbstständigen in Deutschland, der von seiner Tätigkeit leben will, ist das utopisch. Diese Preise sind ggf. für Studenten und Nebenjobs angemessen. Manche Freelancer nutzen geringe Stundensätze allerdings zum Einstieg, um Erfahrungen zu sammeln. Erwarte hier also bitte keine Expertise, sondern reines “Abarbeiten” deiner Aufgaben. Kläre also unbedingt im Gespräch, ob Preis, Aufgabe und Kenntnisstand zusammen passen. 

So gelingt dir das Outsourcing in Zukunft

Der Großteil der Unzufriedenheit und die meisten Probleme ergeben sich aus fehlender Kommunikation. Erwartungen werden nicht ausreichend formuliert und kommuniziert, Ziele werden nicht festgelegt, es ist unklar, wann die Zusammenarbeit erfolgreich ist bzw. ob/welche messbaren Faktoren es gibt (Reichweite, Anzahl Mails, Umsatz u.ä.). Mit einem passenden Briefing und durchdachter Personalauswahl kannst du vieles davon bereits im Vorfeld verhindern.

Schwierigkeiten lassen sich aber natürlich nicht ganz ausschließen. Sollten sich Probleme bemerkbar machen, dann suche unbedingt das Gespräch. Arbeitet gemeinsam an Lösungen und schaut, warum diese Probleme entstanden sind und was ihr beide tun könnt, um sie zukünftig zu vermeiden. Denn auch das gehört zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit.

Outsourcing ist eine enorme Chance, mehr Wachstum und Freiheit für dein Business zu schaffen und gibt dir als Inhaber den Raum, dein Unternehmen voranzubringen. Wenn du die Tipps zur Vorbereitung und Einarbeitung berücksichtigst und klar kommunizierst, was du erwartest, dann kann das Abgeben von Aufgaben an eine Virtuelle Assistenz ein großer Schritt in Richtung Skalierbarkeit sein.